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    會議指南

    會議文書制作

    [作者:達州旅行社|假日國際旅行社有限公司  時間:2013/6/14 11:03:10  閱讀:2386次]

    會議文書是指大型的會議,如各種代表大會、系統或地區的專業會議和辦公會議中所使用的會議文件。在會議開始前,要發會議通知;在會議期間,一般要有開幕詞、會議工作報告、會議提案、會議記錄、會議紀要、會議簡報、會議總結講話、閉幕詞等。參與會議組織的會務人員特別是文秘人員,必須掌握會議文書的寫作規范與技巧。 
      第一節會議通知制作和發放

      會議通知按形式分,有口頭通知和書面通知。會議邀請函、請柬是會議通知的書面形式。按通知的行為方式分,有當面通知、電話通知、電子郵件通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。按作用時間分為預告性通知和正式通知。

      一、會議通知的基本作用

      會議通知是把參加會議的有關事項告知與會者的會議文書。

      會議通知具有如下幾個方面的作用:一是可以傳遞有關會議的性質、內容、方式、時間、地點等基本的會議信息,以便與會者提前做好充分準備,按時赴會。二是可以借助于它來收集與會者提出的議題、對會議議程的意見、提交的論文或報告以及其他需要在會議上進行交流的文件,以便進一步完善議題與議程,審定或篩選論文、報告和其他交流性文件。三是有關人員可以用它來向會議組織者反饋與會者的有關信息,如姓名、職務、職稱與人數等,為會議的接待服務工作做好準備。四是可用它來履行相關義務。在一些法定的會議中,正式成員具有出席會議的法定權利,向他們發出會議通知,是會務工作機構的法定義務,同時也是對與會者的尊重。

       二、會議通知的規范格式

      會議通知的告知項目必須齊全、明確、具體。會議通知的一般結構包括標題和正文兩個部分。會議性質、規模、重要性不同,會議通知的寫法也不同。

      。ㄒ唬┬⌒蜁h會議通知的格式

      小型會議會期不長,告知事項簡單,會議通知的寫法也相對簡單一些,一般結構是:

       1?標題:一般寫"會議通知",或"關于召開×××會議的通知",不宜只寫"通知",甚至不寫標題。

       2?正文:寫明會議的時間、地點、內容、出席(列席)人及與會的有關要求等。

      。ǘ┐笮蜁h會議通知的格式

       大型會議或重要會議會期較長,內容豐富,告知事項比較多,會議通知的寫法就相對復雜一些,一般結構是:

       1?標題:通常的寫法是"×××會議通知"或"關于召開×××會議的通知"。

       2?正文:通常包括開會的緣由、赴會應知事項和要求等。開會的緣由要寫明會議的原因、目的、任務;赴會應知事項要寫明會議的內容、議題、時間、地點、出席人員、報到時間、報到地點及方式、應帶材料、注意事項等,有些會議通知中還要說明代表資格、名額分配等事項。

       3?說明:寫明有關的聯系方式、電話、聯系人等。對外地與會者,通知中要說明接待辦法。

       三、常見會議通知的寫法

      。ㄒ唬┱畷h通知

       實例1

       ××市人民政府辦公廳

       關于召開全市審計工作暨表彰先進集體和先進個人會議的通知

       (會議通知〔2006〕9號)

      各區人民政府,市府各部門,各企事業單位:

      市政府決定召開全市審計工作暨表彰先進集體和先進個人會議,現將有關事宜通知如下:

       一、會議時間和地點

      2006年3月10日(星期五)上午8:30在市黨政大樓會議廳報到,9:00準時開會,會期半天。

       二、會議內容

      傳達全國、全區審計工作會議精神,總結全市2005年審計工作,部署2006年全市審計工作,表彰先進。

       三、參加會議人員

       各區政府分管審計工作的副區長,各區財政局長、審計局長(由各區政府通知);市政府各有關部門分管財務領導、財務科長及有關內審機構負責人;市屬有關企事業單位負責人、財務科長及內審機構負責人;駐市有關單位負責人及內審機構負責人(參會名單附后)。

       四、其他事項

      1?參加會議人員必須按要求準時參加會議,無特殊原因不得請假,確需請假須向市政府辦公廳提出申請。

       2?邀請市人大、政協各一位領導出席會議。

       3?新聞單位到會采訪,由政府新聞辦公室負責安排。

       附件:參加會議名單(略)

       二○○六年三月七日

     。ǘ⿲W術年會會議通知

     
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